Nach einer intensiven Sondierungs- und Pilotphase starten die Ringhotels ab 2012 mit einem neuen Reservierungs- und Channel Management System. Die Entscheidung fiel auf den deutschsprachigen Anbieter TourOnline, weil das System deutlich flexibler ist und Synergien in der Pflege schafft. Im täglichen Gebrauch ist es sympathisch einfach zu bedienen und verfügt über alle für die Gruppe relevanten Schnittstellen.
Zehn Jahre arbeitete die Privathotelgruppe mit einem in der internationalen Kettenhotellerie renommierten CRS-System und fühlte sich damit auch professionell aufgestellt. Allerdings verstärkte sich in den letzten Jahren bei den Mitgliedern zunehmend der Wunsch nach einem einfachen und weniger komplexen Handling beim täglichen Jonglieren mit Preisen, Verfügbarkeiten und verschiedenen Zimmerkategorien. „Wir benötigen ein CRS-System, das optimal auf die Privathotellerie und den deutschen Markt zugeschnitten ist,“ waren sich alle Ringhoteliers einig. Auch sollte eine unkomplizierte Eingabe und Darstellung verschiedener Arrangements und Zusatzleistungen gewährleistet sein.
Gesucht wurde daher ein CRS-System, das speziell auf den deutschen Online-Distributionsmarkt zugeschnitten ist und eine Schnittstellenanbindung zu allen relevanten deutschen Buchungsportalen bei einer schnellen und flexiblen Handhabung des Systems ermöglicht. Ein integriertes Channel Management System soll Arbeitsaufwand sparen, indem die Pflege von unterschiedlichen Kanälen entfällt. Durchaus Relevanz kommt auch einer möglichen Anbindung an verschiedene Front-Office Systeme zu.
Nach kooperationsinternen Entscheidungsstufen in den vergangenen zwei Jahren und einer dreimonatigen Pilotphase, in der zwölf Häuser neben vier anderen zentralen Reservierungssystemen das DIRS-21-System von TourOnline testeten, entschied sich die Kooperation für den deutschsprachigen Anbieter, der seit 1996 Internetlösungen für inzwischen mehr als 3.000 Hotels und Tourismusbetriebe anbietet.
Im Rahmen des Herbstkongresses der Ringhotels vom 13. bis 15. November im Ringhotel Katharinenhof in Unna wurden die Funktionalitäten des neuen Reservierungssystems sowie die einzelnen Implementierungsschritte vorgestellt. Die Migration soll bereits im Januar 2012 beginnen. Spätestens ab 1. Juni 2012 werden dann alle 130 Ringhotels über das Reservierungs- und Channel Management System DIRS21 weltweit buchbar sein.
In speziellen Trainings werden die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System geschult. Von Januar bis März sind dafür aktuell mehr als zehn Termine in verschiedenen Ringhotels geplant. „Mit technischen Umstellungsproblemen rechnen wir nicht, da es sich wie beim Vorgänger um ein webbasiertes System handelt“, erklärt Nicole Schulz, Distributionsleitung der Ringhotels. „Außerdem arbeiten wir eng mit den Ansprechpartnern vor Ort zusammen, so dass eine direkte und unkomplizierte Kommunikation gewährleistet sein sollte.“
Mit dem neuen CRS-System wird eine flexible Buchungsmaschine installiert, die genau auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen angepasst ist. Künftig werden auf Wunsch nicht nur Zimmer-, Tagungs-, Restaurant- und Wellnessleistungen buchbar sein, sondern über einen speziellen Pfad auch Arrangements. Business- und Leisure Gäste sehen dementsprechend nur die für sie relevanten Angebote. Der Wechsel des zentralen Reservierungssystems erfolgt im Rahmen einer intensiven Unternehmens- und Webstrategie, die seit 2008 stetig weiterentwickelt wird. Bis Mitte 2012 soll auch der neue Webauftritt online sein.
Die Hotelkooperation der Ringhotels, 1973 gegründet, vereinigt heute rund 130 Ringhotels im vier und gehobenen drei Sterne Bereich in Deutschland sowie eins in Österreich. Zur Riege der „Ein Gast im Schloss-Ringhotels“ zählen historische Herrenhäuser und Schlösser. Dabei finden sich in beiden Hotellinien professionelle Tagungshotels ebenso wie familienfreundliche Ferienhotels, moderne Wellness-Oasen und Cityhotels für vielfältige Städtereisen. Private, sehr persönliche Führung, lokaltypisches Ambiente sowie eine hervorragende Küche zeichnen die Häuser aus. Die Ringhotels sind Mitglied bei den „PHE – Pleasant Hotels Europe“, einem Partnerverbund von privat geführten und mittelständischen Hotels in fünf europäischen Ländern.
